Teknik Follow Up Cold Email Penawaran Bisnis yang Efektif untuk Calon Pelanggan atau Klien

Follow Up Customer atau Klien Bisnis Anda dengan Cold Email 

Cold email adalah strategi dalam digital marketing yang digunakan untuk menjangkau prospek yang belum pernah memiliki kontak sebelumnya dengan bisnis Anda. Biasanya, email ini digunakan untuk memperkenalkan bisnis, layanan, atau penawaran tertentu kepada calon pelanggan, dengan tujuan mengubah mereka menjadi prospek yang tertarik. Cold email juga digunakan untuk lead generation dalam lingkungan B2B karena kemampuannya menjangkau target audiens secara personal.

Salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan kampanye cold email adalah memastikan bahwa pesan Anda tidak hanya dibaca, tetapi juga mendapatkan respons. Prospek sering kali tidak merespons cold email pertama, entah karena tidak merasa tertarik pada awalnya atau karena email tersebut terselip di antara ratusan email lain. Oleh karena itu, follow-up menjadi bagian esensial dari strategi ini. Follow-up yang tepat dan relevan dapat meningkatkan peluang prospek untuk merespons email Anda dan membuka pintu untuk interaksi lebih lanjut.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam mengenai follow-up cold email, dari pengertian hingga perbedaan dengan jenis email lainnya, serta teknik-teknik yang efektif untuk mengirimkan follow-up agar mendapatkan hasil yang optimal.

Singgah sejenak? Mengenal Apa Itu Sales Pipeline & Tahapan Membangunnya

Perbedaan Cold Email dengan Jenis Email Lainnya

Cold Email vs. Email Biasa

Cold email adalah email yang dikirimkan kepada seseorang yang belum pernah berhubungan sebelumnya dengan pengirim. Biasanya, cold email digunakan untuk penawaran bisnis, memperkenalkan layanan, atau mendapatkan calon pelanggan baru. Cold email berbeda dengan email biasa karena target penerimanya belum memiliki ikatan atau hubungan dengan pengirim, sehingga membutuhkan strategi khusus dalam penulisan agar tetap terlihat sopan dan profesional, serta tidak dianggap sebagai spam.

Sebaliknya, email biasa digunakan dalam komunikasi sehari-hari antara orang-orang yang sudah saling mengenal, seperti antara rekan kerja atau teman. Email biasa tidak perlu dipersonalisasi sedemikian rupa, karena sudah ada hubungan yang mendasarinya.

Cold Email vs. Warm Email

Warm email adalah email yang dikirim kepada seseorang yang sebelumnya sudah pernah berinteraksi dengan bisnis Anda. Interaksi ini bisa berupa menghadiri webinar, mendaftar untuk newsletter, atau bahkan berdiskusi melalui pameran bisnis. Karena sudah ada hubungan sebelumnya, warm email lebih mudah mendapatkan respons dibandingkan cold email.

Cold email, di sisi lain, adalah langkah awal untuk memulai hubungan dengan calon pelanggan. Hal ini berarti bahwa email tersebut harus dipersonalisasi dengan sangat baik agar bisa menarik perhatian penerima dan mengubahnya menjadi prospek yang tertarik untuk berinteraksi lebih jauh.

Cold Email vs. Email Marketing

Email marketing biasanya dikirimkan kepada daftar penerima yang telah memberikan izin untuk menerima email dari bisnis Anda. Email ini digunakan untuk memelihara hubungan dengan pelanggan yang sudah ada, memperkenalkan penawaran khusus, atau membagikan informasi terbaru tentang perusahaan. Email marketing adalah bagian dari strategi digital marketing yang lebih berfokus pada peningkatan loyalitas pelanggan yang sudah ada.

Sebaliknya, cold email lebih bersifat personal dan digunakan untuk membangun hubungan baru. Cold email harus sangat relevan dengan kebutuhan calon pelanggan agar bisa menarik perhatian mereka di tahap awal perkenalan.

Bacaan menarik: Untung! Cara Meningkatkan Konversi Penjualan, Ini 7 Tipsnya

Teknik Dasar dalam Menulis Cold Email yang Efektif

1. Sebelum Mengirim Email, Riset Mendalam tentang Prospek

Riset mendalam adalah langkah pertama dan terpenting dalam menulis cold email yang efektif. Tanpa riset yang memadai, sulit untuk menulis email yang relevan dengan kebutuhan penerima. Beberapa hal yang perlu Anda ketahui tentang prospek Anda antara lain:

• Kebutuhan Bisnis: Pahami tantangan atau masalah yang dihadapi oleh calon pelanggan Anda. Ini akan membantu Anda menyusun email yang menawarkan solusi yang spesifik.
• Profil Perusahaan dan Individu: Ketahui latar belakang perusahaan serta posisi dan peran individu yang akan menerima email Anda. Ini membantu dalam menentukan nada dan bahasa yang tepat.
• Relevansi Produk atau Layanan: Pastikan produk atau layanan yang Anda tawarkan relevan dengan industri atau situasi penerima.

2. Menulis Subjek yang Menarik Perhatian Calon Customer atau Klien

Subjek email adalah elemen pertama yang akan dilihat oleh penerima, dan ini menjadi penentu apakah email tersebut akan dibuka atau diabaikan. Subjek yang baik harus singkat, menarik, dan langsung menyentuh kebutuhan prospek. Beberapa tips untuk membuat subjek email yang menarik:

• Personalisasi: Sertakan nama penerima atau perusahaan untuk menarik perhatian mereka.
• Relevansi dengan Kebutuhan: Jika email berisi solusi bagi masalah yang sering mereka hadapi, subjek harus menggambarkan hal tersebut.
• Jangan Berlebihan: Hindari klaim yang tidak masuk akal yang bisa membuat email terkesan sebagai spam.

Contoh subjek yang baik: "Bagaimana Meningkatkan Efisiensi Proses Anda Hingga 30% dengan Otomatisasi."

3. Isi Pesan Penawaran yang Jelas dan Ringkas

Saat mengirim email, penting untuk menjaga isi pesan tetap ringkas dan jelas. Tidak perlu menulis paragraf yang panjang; fokuslah pada nilai yang Anda tawarkan dan relevansi dengan prospek. Struktur email yang baik meliputi:

• Perkenalan: Siapa Anda dan apa tujuan Anda mengirim email.
• Masalah: Sampaikan masalah yang sering dialami oleh prospek dan bagaimana Anda bisa membantu memecahkannya.
• Solusi: Jelaskan bagaimana produk atau layanan Anda dapat memecahkan masalah tersebut.
• CTA (Call to Action): Akhiri dengan ajakan untuk bertindak, misalnya mengajak untuk jadwal diskusi lebih lanjut.

4. Ajakan Tindakan yang Jelas (CTA)

CTA adalah bagian krusial dalam cold email yang membantu mengarahkan tindakan dari penerima. CTA harus spesifik dan jelas, sehingga penerima tahu apa yang harus mereka lakukan setelah membaca email Anda. Beberapa contoh CTA yang efektif adalah:

• "Klik di sini untuk menjadwalkan konsultasi gratis."
• "Balas email ini untuk mendiskusikan solusi yang bisa membantu bisnis Anda."
• "Unduh studi kasus kami di sini untuk melihat bagaimana kami membantu perusahaan seperti Anda."

Sedang trending: Apa Itu Lead Nurturing? Baca Manfaat, Strategi, & Tahapannya

Pentingnya Follow-up dalam Cold Email

Sangat jarang cold email pertama mendapat respons langsung dari prospek. Banyak alasan mengapa hal ini terjadi—entah karena prospek sibuk, melewatkan email, atau belum merasa cukup yakin. Oleh karena itu, follow-up menjadi penting untuk memastikan bahwa calon pelanggan tidak lupa tentang penawaran Anda dan mempertimbangkannya lebih jauh.

Studi menunjukkan bahwa lebih dari 80% penjualan terjadi setelah follow-up ketiga atau keempat. Banyak orang membutuhkan beberapa kali interaksi sebelum merasa yakin untuk merespons atau mengambil tindakan. Oleh karena itu, follow-up tidak hanya meningkatkan peluang prospek untuk merespons, tetapi juga membangun kepercayaan dan kredibilitas Anda sebagai penyedia solusi.

Teknik Follow-up Cold Email yang Efektif

1. Waktu yang Tepat untuk Melakukan Follow-up

Mengirim email follow-up pada waktu yang tepat adalah kunci untuk mendapatkan respons dari calon pelanggan. Berikut adalah beberapa panduan waktu yang ideal untuk melakukan follow-up:

• Follow-up Pertama: Kirimkan 3-5 hari setelah email pertama. Jangan terlalu cepat untuk memberikan waktu bagi penerima untuk mempertimbangkan penawaran Anda.
• Follow-up Kedua: Kirim 7-10 hari setelah follow-up pertama. Pada follow-up ini, pastikan untuk mengingatkan kembali pesan utama yang telah Anda sampaikan sebelumnya, namun dengan tambahan nilai yang lebih.
• Follow-up Ketiga: Jika masih belum mendapat respons, lakukan follow-up ketiga dalam 2 minggu berikutnya dengan mencoba pendekatan yang berbeda.

2. Menyusun Pesan Follow-up yang Relevan

Pesan follow-up yang baik harus menambahkan nilai tambahan bagi prospek. Anda bisa menggunakan strategi berikut ini untuk menyusun follow-up yang efektif:

• Tambah Informasi Baru: Sertakan data atau studi kasus yang relevan dengan prospek, yang mungkin membantu mereka melihat manfaat dari penawaran Anda.
• Singkat dan Jelas: Jangan tulis email yang terlalu panjang. Fokuslah pada inti pesan dan ingatkan prospek tentang solusi yang Anda tawarkan.
• Rujukan dari Email Sebelumnya: Buat prospek mengingat email sebelumnya dengan menyebutkan poin-poin penting dari email pertama.

3. Personalisasi dalam Follow-up

Personalisasi sangat penting dalam follow-up karena ini menunjukkan bahwa email yang dikirimkan benar-benar relevan bagi penerima. Beberapa cara untuk mempersonalisasi follow-up:

• Sebutkan Nama Penerima dan Perusahaan: Ini akan membuat email terlihat lebih personal dan memperlihatkan bahwa Anda tidak hanya mengirim email massal.
• Menggunakan Detail Spesifik: Jika Anda mengetahui detail spesifik seperti perkembangan terbaru di perusahaan mereka atau penghargaan yang mereka terima, sebutkan dalam follow-up Anda.

4. Menggunakan Teknik Multi-Channel

Selain menggunakan email, memanfaatkan saluran lain untuk follow-up dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan respons. Teknik multi-channel termasuk:

• LinkedIn: Mengirim pesan melalui LinkedIn adalah cara yang baik untuk tetap berada di top of mind prospek Anda, karena mereka mungkin lebih sering memeriksa LinkedIn daripada email.
• Telepon: Mengikuti follow-up email dengan panggilan telepon adalah strategi yang bagus, terutama untuk B2B, karena dapat menciptakan komunikasi dua arah yang lebih personal.

5. Tetap Sopan dan Tidak Memaksa

Sikap yang sopan dalam setiap follow-up adalah hal yang sangat penting untuk menjaga hubungan yang baik dengan prospek. Pastikan bahwa pesan Anda menunjukkan rasa hormat atas waktu dan keputusan prospek. Gunakan bahasa yang tidak mendesak, seperti:

• "Saya hanya ingin memastikan bahwa Anda tidak melewatkan pesan sebelumnya."
• "Jika Anda masih tertarik, saya akan sangat senang mendiskusikannya lebih lanjut."

Frekuensi follow-up yang terlalu sering dapat membuat prospek merasa terganggu. Idealnya, 3-4 kali follow-up dengan jeda waktu yang cukup adalah jumlah yang tepat untuk memastikan prospek tetap merasa nyaman dan tidak terganggu.

Perkaya wawasan: 7 Tips Menulis Cold Email agar Klien Jadi Loyal, Template Gratis!

Studi Kasus: Menggunakan Teknik Follow-up untuk Meningkatkan Respon Cold Email

1. Studi Kasus 1: Startup yang Berhasil Mendapatkan Meeting Melalui Follow-up

Sebuah startup teknologi berhasil meningkatkan tingkat respons mereka hingga 25% melalui pendekatan follow-up yang konsisten. Dengan menggunakan kombinasi personalisasi dan pengiriman pesan tambahan yang memberikan nilai baru, startup ini berhasil menjadwalkan beberapa meeting yang berpotensi mengarah pada kerja sama yang besar.

2. Studi Kasus 2: Perusahaan B2B yang Menggunakan Pendekatan Multi-Channel dalam Follow-up

Perusahaan B2B di bidang teknologi menggunakan multi-channel follow-up dengan kombinasi email dan LinkedIn. Setelah mengirimkan cold email pertama, mereka mengirimkan pesan LinkedIn personal kepada prospek yang tidak merespons. Hal ini meningkatkan tingkat konversi karena prospek merasa mendapat perhatian lebih, dan pesan mereka tidak sekadar email massal yang dapat diabaikan.

Tips untuk Mengoptimalkan Kampanye Cold Email dengan Follow-up

1. Menggunakan Otomatisasi yang Tepat

Menggunakan alat otomatisasi seperti CRM membantu dalam menjaga konsistensi follow-up dan memastikan tidak ada prospek yang terlewat. Dengan alat otomatisasi, Anda bisa menjadwalkan follow-up email pada waktu yang tepat dan memastikan semua prospek mendapatkan perhatian yang mereka butuhkan.

2. Melacak dan Mengukur Efektivitas Follow-up

Melacak KPI seperti open rate, click rate, dan response rate adalah langkah penting untuk mengetahui apakah kampanye cold email Anda efektif atau tidak. Evaluasi hasil ini dapat membantu dalam menyesuaikan pesan atau waktu pengiriman agar lebih sesuai dengan kebutuhan prospek.

3. Evaluasi dan Penyesuaian Berkelanjutan

Setelah setiap kampanye, evaluasilah hasil yang diperoleh dan lakukan penyesuaian. Misalnya, jika tingkat respons rendah, mungkin perlu mengubah isi pesan, subjek email, atau waktu pengiriman. Evaluasi berkelanjutan membantu memastikan bahwa kampanye cold email dan follow-up selalu memberikan hasil yang lebih baik.

Bacaan berikutnya: Cara Membuat Proposal Bisnis & Proposal Usaha untuk Investor

Kesimpulan

Follow-up adalah elemen penting dalam kampanye cold email yang dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan respons dari calon pelanggan. Follow-up memungkinkan bisnis untuk tetap berada di radar prospek, bahkan jika mereka tidak merespons pada email pertama. Dengan pendekatan yang tepat, seperti mengatur waktu yang baik, menulis pesan yang relevan, menggunakan multi-channel, dan bersikap sopan, Anda dapat memaksimalkan peluang konversi dari prospek menjadi pelanggan.

Koldings by SAB Digital Marketing Agency adalah unit bisnis SAB yang berfokus pada perusahaan B2B, menawarkan layanan Lead Generation dan Lead Nurturing. Lead generation membantu bisnis menemukan prospek potensial yang relevan, sementara lead nurturing memastikan bahwa prospek tersebut mendapatkan perhatian yang dibutuhkan hingga mereka siap untuk menjadi pelanggan. Koldings telah berhasil meningkatkan konversi prospek hingga 40% melalui strategi cold email dan follow-up yang efektif.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui bagaimana Koldings dapat membantu bisnis Anda mendapatkan lebih banyak prospek dan meningkatkan konversi dengan strategi pemasaran yang tepat, klik di sini untuk menjadwalkan konsultasi GRATIS dengan CEO dan Founder SAB Digital Marketing Agency. Bersama-sama, kita dapat menciptakan strategi yang membantu bisnis Anda tumbuh dan sukses di pasar yang kompetitif.